Quelles sont les obligations comptables de la gestion locative ?

Beaucoup de nos clients sont passés par la difficulté de tenir une comptabilité efficace dans leur gestion locative. Pourtant, il faut savoir qu’il s’agit d’un point important à maîtriser pour faire ses premiers pas dans la location d’un bien immobilier. D’autant plus que si vous aviez l’habitude des réglementations françaises, elles peuvent être différentes sur le sol américain. Alors comment avoir un système de comptabilité efficace pour maximiser vos revenus et ne pas perdre d’argent ? Quelles sont les obligations comptables de la gestion locative ? On vous dit tout dans cet article !

Pourquoi faire de la gestion locative ?

Si vous êtes sur le point d’acheter un bien immobilier dans le but de faire de la location, il faut envisager tous les points. La gestion locative est une part importante du processus car elle implique de s’occuper de toute la partie financière.

Il est question de récupérer l’ensemble des loyers, de gérer les factures, de s’occuper des procédures de changement de locataires, de régler les impôts ou encore la maintenance du logement.

La gestion locative peut être réalisée par ses propres soins en tant que propriétaire ou par une agence de gestion locative. Aux USA, un gestionnaire de location est appelé Property Manager. En choisissant d’agir seul, il est important de connaître le fonctionnement d’une comptabilité optimale. Il est généralement recommandé de passer par des spécialistes de ce domaine car une mauvaise tenue des comptes peut vous faire perdre énormément d’argent.

Avec un processus efficace, vous pourrez alors maximiser vos revenus locatifs et ainsi profiter pleinement des revenus de votre logement. Mais pour cela, il faut savoir que chacun a un certain nombre de devoirs et d’obligations.

Quel est l’intérêt d’une bonne gestion locative ?

Mettre en place un système de comptabilisation des loyers est très utile pour ne pas réduire à néant votre rentabilité. Mais lorsqu’un livre de comptes est bien tenu, cela permet de faciliter toute demande ou besoin des organismes bancaires.

Il faut savoir que lorsque vous avez plusieurs biens immobiliers, elle peut devenir intéressante pour situer vos investissements.

En effet, vous allez pouvoir sur le long terme anticiper les risques et les imprévus en optimisant votre système. De plus, c’est un excellent moyen d’avoir une vue d’ensemble sur les biens qui vous rapportent le plus d’argent et ceux qui sont moins rentables.

Vous pourrez ainsi prévoir de nouveaux projets d’investissement ou faire évoluer ceux que vous avez déjà !

Les obligations comptables de la gestion locative

Pour favoriser le bon déroulement de la location, il est important de connaître et de respecter les méthodes qui vous permettront de tenir une bonne comptabilité. En tant qu’agence de gestion locative, il est primordial de veiller aux intérêts du propriétaire.

Quelles sont les obligations d’un gestionnaire locatif ?

Celui qui est chargé de la gestion locative se retrouve face à un certain nombre de responsabilités qui doivent être appliquées tout au long de la location que ce soit avant l’arrivée du locataire jusqu’à même après son départ.

Si l’on met de côté l’aspect comptabilité, le propriétaire ou gestionnaire locatif doit effectuer plusieurs missions. Avant l’arrivée du locataire, l’agence chargée de gestion locative se doit de gérer l’ensemble des visites, de trouver un locataire solvable, de gérer les rendez-vous, l’état des lieux ainsi que toute la procédure administrative (rédaction et signature du bail).

Les obligations comptables de la gestion locative pendant la location

Lorsque le locataire est bien installé dans sa location, la mission du gestionnaire locatif est plus que primordiale. Il doit assurer la partie financière et possède donc des obligations comptables dans la gestion locative.

Cela inclut notamment le suivi des principales dépenses :

• Encaissement des loyers et charges,
• Réalisation des quittances de loyers et des charges ainsi que des avis d’échéances,
• Création de factures suite à la bonne réception des paiements
• Rappel de loyer non payé
• Réajustement des budgets et révision des loyers suivant l’évolution du marché de l’immobilier et des environs
• Gestion des frais d’entretien du bien immobilier,
• Suivi des factures de réparations, de rénovations et des paiements de fournisseurs,
• Saisie, traitement des baux et avenants,
• Avant le départ d’un locataire, remboursement du dépôt de garantie si ce dernier a été imposé à l’arrivée.

Ce sont à la fois des obligations du comptable qui sont tournées à la fois vers le propriétaire mais aussi vers le locataire. Cela peut donc paraître relativement simple lorsque le bailleur gère de façon autonome sa comptabilité pour son propre logement. En revanche, cette charge peut devenir plus importante dans le cas d’une agence immobilière.

Comment tenir la comptabilité d’une agence immobilière ?

La tenue des comptes dans une agence immobilière est un point important à souligner. Elle permet de suivre l’avancée financière d’une société et de son évolution afin d’anticiper le moindre risque mais aussi d’avoir un processus fluide et opérationnel lors des grosses déclarations annuelles.

Il faut donc prendre soin de sa trésorerie pour envisager de nouveaux projets ou, au contraire, porter son attention sur des améliorations. Une bonne gestion de la comptabilité d’une agence immobilière reflète d’ailleurs ses propres capacités à gérer les portefeuilles de ses clients.

Comment comptabiliser la gestion locative ?

Beaucoup se demandent s’il est préférable d’utiliser un logiciel en ligne ou de tenir ses comptes sur papier. Bien que le papier puisse convenir à toute personne, il reste préférable de se tourner vers le numérique qui propose de faire de la comptabilité en ligne. En tant qu’agence de gestion locative, vous allez, en plus, accumuler les factures et les chèques.

Le principal est de bien diviser les comptes individuels pour chaque propriété. La dépenses et les revenus doivent être individualisés de façon à ce qu’il n’y ait pas le moindre imprévu. Chaque budget sera alors précis et mieux calculé. Il est préférable de créer plusieurs comptes.

Ensuite, il est essentiel de bien suivre la fluctuation de chaque compte. Entre la bonne réception des loyers ainsi que les dépenses qui sortent du compte, il faut être attentif. Ici, le logiciel de comptabilité peut devenir intéressant.

Il existe deux méthodes différentes pour une société immobilière. Vous pouvez choisir d’établir une comptabilité de caisse (ou trésorerie) ou d’exercice.

Dans le cas de la trésorerie, vous faites le calcul des comptes sans attendre de recevoir de paiement. Dans le cas de l’exercice, vous attendez que l’argent soit bien sur les comptes pour comptabiliser les revenus.

Cela dépend avant tout de votre société et de son envergure. La trésorerie ne doit pas être limitée si vous choisissez une comptabilité de caisse.

Le mieux est de toujours être précis et rigoureux afin d’anticiper les risques ou les imprévus !

Vos experts de l’investissement,